テレワークするのに必要なこと
新型コロナ感染が拡大につれ、深刻さが増すなか、
我々のクライアントは、さらに厳しい局面を迎えてます。
昨対比で大幅ダウンの稼働。何より先が見えない恐怖と戦っていると思います。
それをお支えする我らも同様、黒字倒産とならないように事業継続を優先しなくてはいけません。
手洗いやうがいの徹底、事務所の定期消毒はもちろん、
自転車や徒歩の方は事務所にて作業をしておりますが、他はテレワークを導入しております。
以前から準備はゆるやかに進めておりましたが、急ごしらえで対応しました。
制度やルールなどのバックグランドの整備は後追いとなりますが、
物理的な作業を自宅から行うという意味では、一気に導入が完了しスタートを切ることができました。
今回弊社が導入したテレワークですが、結論から言うと、
あたかも全員が事務所で仕事をしているかのように、シームレスです。
■ツールの紹介
最近は優れたツール類が充実してきます。
コストも含め会社の使い方にあったツールを選ぶのがベスト。
デルマーでは以下のようにセレクトしました。
１．常時接続可能なテレビ会議システム
Zoom、MEETは定番のビデオ会議システムですが、音声の質に問題はないものの複数接続や常時接続に戸惑うことが多くないですか？
また、毎回容易に接続ができて、常時接続すること前提で「雑談ができること」、また情報をやり取りする時に「画面共有が簡単で使いやすいこと」に重視しました。それらを網羅するシステムで、かつ使いやすさやコストを考慮してセレクトしたのが…。
→ Chatwork Liveでした
実際使ってみると、接続方法や音声の質、どれをとっても素晴らしいレベルです。
何よりもChatworkは以前から利用していたので、スタッフ全員がすんなりと使うことができました。派手さや拡張性は全くないのですが、メジャーどころはサーバーのひっ迫やセキュリティを狙われたりすることも多いので、ネットツールに関してはメジャーを選ばないようにしております。おかげでビデオの遅延やサーバーダウンなども今のところ皆無です。
【改善事項】
社内では多くのマイクとスピーカーが存在するため、ハウリングを抑える考慮が必要でした。ただ用途に合わせてレイアウトを変えたり、話している人にカメラ割りをしたり、背景を変えたり、全くできないので少し改善はしてほしいです。
人気のMEETやTEAMを検証したいと思います。
２．上限のないストレージ
重いデータを扱う我々にとって、PCとWEBストレージの関係性は効率に大いに関係するため慎重に選びました。
上限がなく、お客様との連携も簡単にできること。バージョン管理ができること。
各クライアントのPCやWEB上のセキュリティ、パスワードや訪問ログなどのクオリティなどを考慮し、絞り込みました。
→ セキュリティのため非公表です！すみません。
３．情報コミュニケーションツール
つまりチャットシステムですが、SlackやLINEなどが有名ですが、
以前からChatworkを利用しておりました。
Slackも社外用には使っていますが、スレッド機能は使いやすい一方で時制から解き放たれたSlackは弊社内では記録や確認に難があり利用をやめました。
というのも、更新や依頼がそこに来ると、絶対時間が無いと順序がわかりづらいという理由です。
ただC/Wも最初は無料なのですが、累計14グループチャットを超えると増やせないので有料となります。ご注意を。
「そこで話し合う」＜「通知や記録系で使う」という組織には向いていると思います。
４．ToDo行程管理
社内でもっともテストと整備に時間がかかったのが、このToDo/行程管理です。
テストは2019年初にはスタートしていましたので、導入からテスト開始まで実に1年近くかかりました。
多くのツールがあり、かなりのツールを検討しましたが、
最も長くテストをしたのはWrikeです。実用レベルで約3か月テストしました。
実によく出来たツールで、個人のタスクから工程を作る組織には向いていると思います。
残念ながら弊社では、各タスクレベルと全体工程を時間軸でシームレスに見ることが目的でイメージには合わず、スタッフ同士での連携や情報ロスが多発し断念。
汎用性がありすぎて、逆に使い辛い結果となってしましいました。
ではどうしたか？
「スプシ最強伝説！」です。
案件工程管理、更新記録、プロジェクトシート、イレギュラー対応管理、大型案件管理などすべての共有物をスプシ化し、完了時マーカーやメニューセレクト、自動タイムスタンプなども設置でき、時間軸が容易に管理できるようになりました。
暗証番号をかけることができないので、心配性の日本人には悩みになるでしょう。
ただし共有方法を「特定のユーザーがアクセスできます」にすることで、認証した相手にしか公開されなくなります。
とは言え不安ですので、クライアント名はすべて記号暗号化し、確定できない工夫をしています。
またスプシは情報共有用で必要なくなればローカル保存でその後はExcel編集となります。
もしくは、集計時にはExcelで編集することでセキュリティも担保できます。
元のIDのPSは定期的にパス変更することで、アクセス権の確認も行っています。
５．スケジュール管理
スケジュールもGooleカレンダーが一番でした。
上記のスプシと分散運用することで、締め切りやフェーズターゲット、ターンオーバーの日程、営業、人事の面談などの共有に一元管理しやすいので、利用しています。
■実践できるコツ
VPNの接続が最も重要です。
VPN接続なしでのテレワークを（WEBストレージのみ）で実施検証しましたが、全く業務にならず、上司がみなさんのお世話係で常にストレージの管理をしないといけなくなり、業務が増大し、TODOリストが満杯になり敢え無く一旦撤退しました。すぐにリモートデスクトップツールをテストすることにしました。
最も重要かつセキュリティに関係しますので、こちらでは非公開にしておきますが、
このセレクトが一番正しかったと思っています。
他にも問題もあります。
それは個人のネット回線に依存すること。
私のマンションは全員加入のJCOM（地元ケーブル局）。マンションまでは光で、マンション内はメタル線。回線帯域も小さいという懸念がありましたが、実効値は意外にも高く問題ありませんでした。FASTCOMで有線で計測すると最高値900Mも出てました！驚きの結果なのですが、最近更新されたWi-Fiルータ（HU社製）の質が最悪でブツブツと切れまくりWi-Fiのアンテナは最大値でも、スピードは～3MとISDNに近くになったり、全くつながらなくなったり当初苦労しました。（結局は家の中にケーブルを敷き詰め有線にしたことで解決。）
またマンション内で映画や動画をDLされると厳しい時間帯も多いかもしれません。逆に光でも音声に問題がある方もいましたので、実効値で測っておく必要があります。
あとはPC管理とセキュリティは課題ありです。
毎週のパス変などで対応はしていますが、抜本的な対策が必要かもしれません。